Zarządzenie Nr 115/2015 z dnia 2015-12-31 - w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Michałowie.

Data wydania 2016-01-04
Tytuł Zarządzenie Nr 115/2015 z dnia 2015-12-31

 

 

ZARZĄDZENIE NR 115/2015

BURMISTRZA MICHAŁOWA

z dnia 31 grudnia 2015 r.

w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Michałowie.

Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2015r. poz. 1515 ze zm.) i w związku z zarządzeniem Nr 21/11 Burmistrza Michałowa z dnia 25 lutego 2011 r. w sprawie wyboru podstawowego systemu dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Michałowie zarządzam co następuje:

§ 1. 1. Z dniem 1 stycznia 2016 r. wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Michałowie, zwanym dalej „Urzędem”, teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją (zwany dalej ,,EZD”), jako system wspomagający.

2. Podstawowym systemem prowadzenia dokumentacji jest system tradycyjny, a sprawy wytypowane do pilotażu dodatkowo prowadzi się elektronicznie w systemie EZD.

§2. W EZD tworzy się i prowadzi się ewidencję oraz rejestrację, przechowuje oraz zapewnia ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem bądź utratą akta spraw objętych pilotażem w postaci elektronicznej.

§ 3. 1. W Urzędzie ustala się jeden punkt kancelarii ogólnej zwany dalej Biurem Podawczym.

  1. Biuro Podawcze prowadzi w systemie EZD rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej.
  2. Wpływy adresowane na Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w Biurze Podawczym z wyłączeniem wpływów określonych §3 zarządzenia Nr 21/11 Burmistrza Michałowa z dnia 26 lutego 2011 r.

§ 4. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określony jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

§ 5. 1. Wpływy na nośniku papierowym w sprawach, o których mowa w § 2, po zaewidencjonowaniu w EZD oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora są skanowane z zastrzeżeniem ust.3.

2. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma;

2) w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznanie się z treścią pisma; danych na kopercie, w której są zamknięte pisma, w przypadku gdy nie ma możliwość otwarcia koperty.

3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów ze względu na:

  1. rozmiar strony większy niż A4,
  2. liczbę stron większą niż 50,
  3. nieczytelną treść,
  4. postać inną niż papierowa,
  5. postać lub formę niemożliwą do skanowania.

§ 6. Dopuszcza się prowadzenie rejestrów i ewidencji, możliwych do zrealizowania w EZD, w kolejnych etapach wprowadzania pilotażu.

§ 7. W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie  po usunięciu awarii.

§ 8. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Michałowa.

§ 9. Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania.

  Burmistrz Michałowa

 

Włodzimierz Konończuk

 

Z

 

Metryka strony

Udostępniający: Maciej Woźniewski

Wytwarzający/odpowiadający: Maciej Woźniewski

Wprowadzający: Maciej Woźniewski

Data wprowadzenia: 2016-01-04

Modyfikujący: Maciej Woźniewski

Data modyfikacji: 2016-01-04

Opublikował: Maciej Woźniewski

Data publikacji: 2016-01-04