Zarządzenie Nr 115/2015 z dnia 2015-12-31 - w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Michałowie.
| Data wydania | 2016-01-04 |
|---|---|
| Tytuł | Zarządzenie Nr 115/2015 z dnia 2015-12-31 |
ZARZĄDZENIE NR 115/2015
BURMISTRZA MICHAŁOWA
z dnia 31 grudnia 2015 r.
w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Michałowie.
Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2015r. poz. 1515 ze zm.) i w związku z zarządzeniem Nr 21/11 Burmistrza Michałowa z dnia 25 lutego 2011 r. w sprawie wyboru podstawowego systemu dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Michałowie zarządzam co następuje:
§ 1. 1. Z dniem 1 stycznia 2016 r. wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Michałowie, zwanym dalej „Urzędem”, teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją (zwany dalej ,,EZD”), jako system wspomagający.
2. Podstawowym systemem prowadzenia dokumentacji jest system tradycyjny, a sprawy wytypowane do pilotażu dodatkowo prowadzi się elektronicznie w systemie EZD.
§2. W EZD tworzy się i prowadzi się ewidencję oraz rejestrację, przechowuje oraz zapewnia ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem bądź utratą akta spraw objętych pilotażem w postaci elektronicznej.
§ 3. 1. W Urzędzie ustala się jeden punkt kancelarii ogólnej zwany dalej Biurem Podawczym.
- Biuro Podawcze prowadzi w systemie EZD rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej.
- Wpływy adresowane na Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w Biurze Podawczym z wyłączeniem wpływów określonych §3 zarządzenia Nr 21/11 Burmistrza Michałowa z dnia 26 lutego 2011 r.
§ 4. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określony jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.
§ 5. 1. Wpływy na nośniku papierowym w sprawach, o których mowa w § 2, po zaewidencjonowaniu w EZD oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora są skanowane z zastrzeżeniem ust.3.
2. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
1) danych zawartych w treści pisma;
2) w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznanie się z treścią pisma; danych na kopercie, w której są zamknięte pisma, w przypadku gdy nie ma możliwość otwarcia koperty.
3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów ze względu na:
- rozmiar strony większy niż A4,
- liczbę stron większą niż 50,
- nieczytelną treść,
- postać inną niż papierowa,
- postać lub formę niemożliwą do skanowania.
§ 6. Dopuszcza się prowadzenie rejestrów i ewidencji, możliwych do zrealizowania w EZD, w kolejnych etapach wprowadzania pilotażu.
§ 7. W sytuacji awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EZD (awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp.) wszystkie dokumenty prowadzone w EZD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii.
§ 8. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Michałowa.
§ 9. Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania.
Burmistrz Michałowa
Włodzimierz Konończuk
Z
Metryka strony
