Data wydania 2011-03-07
Tytuł Zarządzenie Nr 23/2011 z dnia 2011-02-25
Or.0050.23.2011
ZARZĄDZENIE nr 23/2011
Burmistrza Michałowa
   z dnia 25 lutego 2011 r.
 
w sprawie ewidencji dokumentacji napływającej oraz powstającej w Urzędzie Miejskim w Michałowie
 
                                Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8. marca 1990 o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001r. nr 142 poz. 1591.), w powiązaniu z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2006, Nr 97 poz. 673 ze póź.zm.), oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) zarządza się, co następuje:
§ 1
 
                      W celu zapewnienia odpowiedniej ewidencji nadsyłanej i składanej do Urzędu Miejskiego w Michałowie dokumentacji, jak również powstającej w Urzędzie dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, wprowadzam do stosowania Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
 
§ 2
 
1. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
a) oznaczenie komórki organizacyjnej,
b) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
c) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw,
d) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła
2. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w pkt. 1 i oddziela kropką.
3.Oznaczając pismo znakiem sprawy, po znaku sprawy należy umieścić symbol literowy prowadzącego sprawę w następujący sposób ABC.123.2011.XY gdzie XY, to pierwsze litery imienia i nazwiska prowadzącego sprawę.
 
           
§ 3
 
Sprawy niezakończone, powstałe i zgromadzone w Urzędzie Miejskim w Michałowie  do dnia 20 stycznia 2011 . załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy.
 
§ 4
 
Wyodrębnia się dokumentację nie tworzącą akt spraw, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
    1. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią w szczególności:
     1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;
     2) niezamawiane przez podmiot oferty, z których podmiot nie korzysta;
     3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
     4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
     5) listy obecności;
     6) karty urlopowe;
     7) dokumentacja magazynowa;
     8)   środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
     9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr);
    10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych).
 
§ 5
 
Wzory blankietów korespondencyjnych oraz pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu stanowi załącznik Nr 2 do Zarządzenia

                                                                      

§ 6

Wzór spisu spraw stanowi załącznik Nr 3 do Zarządzenia
 
§ 7
 
Opis teczki aktowej stanowi załącznik Nr 4 do Zarządzenia
 
§ 8
 
Wzór spisu zdawczo odbiorczego akt spraw przetworzonych w systemie tradycyjnym stanowi załącznik Nr 5 do Zarządzenia
 
§ 9
 
Wzór zdawczo odbiorczego informatycznych nośników danych przekazywanych ze składu informatycznych nośników danych stanowi załącznik Nr 6
 
§ 10
 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
 
§  11
 
Wykonanie zarządzenia powierzam  Sekretarzowi Gminy
 
 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Buristrz Michałowa
                                                                                                                           Marek Nazarko

Metryka strony

Udostępniający: Jolanta Narolewska

Wytwarzający/odpowiadający: Maciej Woźniewski

Wprowadzający: Maciej Woźniewski

Data wprowadzenia: 2011-03-07

Modyfikujący: Maciej Woźniewski

Data modyfikacji: 2011-03-07

Opublikował: Maciej Woźniewski

Data publikacji: 2011-03-07