Zarządzenie Nr 23/2011 z dnia 2011-02-25 w sprawie ewidencji dokumentacji napływającej oraz powstającej w Urzędzie Miejskim w Michałowie
| Data wydania | 2011-03-07 |
|---|---|
| Tytuł | Zarządzenie Nr 23/2011 z dnia 2011-02-25 |
Or.0050.23.2011
ZARZĄDZENIE nr 23/2011
ZARZĄDZENIE nr 23/2011
Burmistrza Michałowa
z dnia 25 lutego 2011 r.
w sprawie ewidencji dokumentacji napływającej oraz powstającej w Urzędzie Miejskim w Michałowie
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8. marca 1990 o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001r. nr 142 poz. 1591.), w powiązaniu z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2006, Nr 97 poz. 673 ze póź.zm.), oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) zarządza się, co następuje:
§ 1
W celu zapewnienia odpowiedniej ewidencji nadsyłanej i składanej do Urzędu Miejskiego w Michałowie dokumentacji, jak również powstającej w Urzędzie dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, wprowadzam do stosowania Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
1. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
a) oznaczenie komórki organizacyjnej,
b) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
c) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw,
d) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła
2. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w pkt. 1 i oddziela kropką.
3.Oznaczając pismo znakiem sprawy, po znaku sprawy należy umieścić symbol literowy prowadzącego sprawę w następujący sposób ABC.123.2011.XY gdzie XY, to pierwsze litery imienia i nazwiska prowadzącego sprawę.
§ 3
Sprawy niezakończone, powstałe i zgromadzone w Urzędzie Miejskim w Michałowie do dnia 20 stycznia 2011 . załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy.
§ 4
Wyodrębnia się dokumentację nie tworzącą akt spraw, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
1. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, z których podmiot nie korzysta;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr);
10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych).
§ 5
Wzory blankietów korespondencyjnych oraz pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu stanowi załącznik Nr 2 do Zarządzenia
§ 6
Wzór spisu spraw stanowi załącznik Nr 3 do Zarządzenia
§ 7
Opis teczki aktowej stanowi załącznik Nr 4 do Zarządzenia
§ 8
Wzór spisu zdawczo odbiorczego akt spraw przetworzonych w systemie tradycyjnym stanowi załącznik Nr 5 do Zarządzenia
§ 9
Wzór zdawczo odbiorczego informatycznych nośników danych przekazywanych ze składu informatycznych nośników danych stanowi załącznik Nr 6
§ 10
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
§ 11
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy
Buristrz Michałowa
Marek Nazarko
Metryka strony
